Gestão financeira para escolas. Tudo que você precisa saber.

Por mais que a relação professor-aluno seja a base que sinaliza o tipo de resultado obtido em uma instituição de ensino, a sua sustentabilidade vai muito além disso. Por isso a gestão financeira para escolas é tão importante quanto acompanhar a qualidade pedagógica e o desempenho escolar dos estudantes.

A gestão financeira para escolas, quando realizada com competência, é a base de profissionalismo necessário para que a instituição se mantenha sustentável e não sofra com problemas primários, como com capital de giro por exemplo, e acabe por sacrificar a qualidade pedagógica.

Com o objetivo de orientar os responsáveis pela administração, disponibilizamos este guia com os principais aspectos que envolvem a gestão financeira escolar. É de suma importância a realização do controle financeiro e do planejamento orçamentário, afinal, quando as informações que baseiam as decisões são falhas, os resultados certamente serão da mesma forma, falhos.

Seguem alguns tópicos principais para que você tenha uma boa gestão financeira em sua escola. Serão abordados aspectos como a relevância da instituição gerar conscientização com a finalidade de redução nos gastos supérfluos, ou ainda gastos que nem sempre estão condizentes com a real situação orçamentária da escola.

São dicas importantes para você que sua escola cresça, de forma organizada, planejada e consistente.

Tecnologia na gestão administrativa

No Brasil, todo empresário tem pavor quando a pauta envolve custos trabalhistas. Não por menos, a folha de pagamento dos recursos humanos costuma ser uma das despesas mais volumosas de qualquer empresa. Portanto, a necessidade de atividades que desviem os recursos humanos de suas prioridades devem, sempre que possível, serem automatizadas.

Uma boa gestão financeira é aquela produz melhores resultados com menos recursos. E tal objetivo só se atinge através de processos organizados e que podem facilmente serem gerenciados por um sistema adequado.

O uso de tecnologia em prol da organização de sua instituição de ensino proporcionará muitos benefícios para você e sua equipe. Existem muitas opções de sistemas online no mercado que se prestam a organizar suas informações e tarefas em várias frentes: contas a pagar, contas a receber, cadastros, matrículas, pais, professores, etc..

A utilização deste tipo de solução irá através de uma melhor organização atuar na redução significativa da inadimplência, e consequentemente potencializará os usos dos recursos humanos da instituição. Afinal, tarefas repetitivas e sistemáticas devem ser realizadas, como o próprio nome já diz, por sistemas. Por exemplo, a emissão de boletos, cobranças, comunicados, entre outras tarefas relacionadas.

Lendo este guia até o final certamente terá uma boa noção de quais ações precisa tomar para deixar a gestão financeira de sua escola exemplar.

O que é a gestão financeira para escolas?

Ter como objetivo central a transmissão de conhecimento não muda o fato de uma instituição de ensino ser um empreendimento como qualquer outro quando se trata da situação financeira.

Além de todos os controles de gestão pedagógica, as escolas também possuem um quadro de colaboradores, contas a pagar, a receber que precisam estar perfeitamente organizadas para que todo o resto possa funcionar sem tropeços.

Podemos considerar que a padronização e automação dos procedimentos administrativos relacionados ao gerenciamento financeiro da instituição de ensino é o que também chamamos de gestão financeira. Somente com um bom planejamento de entradas e saídas, e um controle rígido através de mecanismos de análise das finanças é que se consegue assegurar a eficiência da escola.

Qualquer escola, seja ela pública ou privada, precisa controlar seu capital. Existem diversas necessidades a serem sanadas: funcionários que precisam ser pagos, equipamentos a serem comprados ou consertados, reformas e manutenção da estrutura física, cursos de capacitação de mão de obra, investimentos em novas tecnologias, entre outros itens.

Qual a importância de realizar o controle financeiro?

Necessidades e emergências aparecem o tempo todo quando se trata de uma escola não é mesmo? Ou uma substituição de equipamentos, problemas com funcionários, necessidades de ampliações nas instalações, e a lista realmente não tem fim.

Aonde alocar os recursos de forma mais eficiente? Como ter a certeza de que um investimento não resultará em um impacto negativo na qualidade pedagógica? O gestor deve ter todas as necessidades da escola mapeadas e devidamente registradas, somente tendo uma visão panorâmica do negócio para tomar as decisões sobre a distribuição da verba de forma assertiva.

Sempre deve-se iniciar elaborando um orçamento geral, tendo bem definido qual será o plano de despesas e custos. Para tanto, os gastos com despesas rotineiras com a manutenção do dia a dia, despesas de capital, como compra de equipamentos ou execução de obras entre outras despesas precisam ser monitoradas.

Portanto, o controle de fluxo de caixa é uma parte importantíssima da gestão financeira para escolas, pois permite a gerencia das datas e valores das movimentações financeiras.

O que fazer para garantir uma boa gestão financeira para escolas? Veja algumas dicas!

Separamos alguns tópicos que não podem deixar de serem implantados na sua instituição.

Redução de custos

Vivemos numa economia de altos e baixo, desta forma qualquer empresa que hoje não apresente problemas de capital de giro, deve permanentemente examinar quais gastos são desnecessários e se não for possível cortá-los completamente, ao menos, otimizá-los. Instituições de ensino não fogem à esta regra.

Momentos de crise financeira são inevitáveis numa economia instável como a brasileira, portanto é necessário estar sempre muito atento às despesas secundárias para que a saúde financeira da escola não seja impactada nestes momentos. Portanto, cortar ou diminuir gastos secundários resultará numa reserva financeira para o futuro.

Uma percentual do seu orçamento deve ser reservado para emergências, afinal, emergências acontecem e o desembolso com consertos urgentes é inevitável. Portanto é aconselhável um monitoramento para que se tenha uma estimativa aproximada do percentual necessário para a resolução de surpresas.

Quando se trata de serviços prestados no setor de educação, é preciso ter discernimento ao se decidir quais serão os cortes e aonde será feita a redução de despesas, afinal, trata-se de um serviço de grande responsabilidade. Portanto estas decisões jamais devem representar redução no foco do seu empreendimento que é o aluno.

Precisa de um norte para saber por onde começar? Talvez as dicas a seguir o ajudem:

  • Consumo de papel e energia elétrica de impressoras: A elaboração de testes, provas, exercícios normalmente geram um gasto excessivo com papel, tinta e eletricidade, e existem inúmeros aplicativos que facilitam a vida do professor neste sentido; De preferência, a economia neste sentido se possível seria feita com a aquisição de um sistema de gestão de escolas que já ofereça estes recursos para os professores.
  • Uso consciente da água: Vejamos, trata-se de uma instituição de ensino. Correto? Logo, o caminho mais econômico para esta redução, seriam as campanhas de conscientização para o uso inteligente da água. De qualquer forma, caso seja possível, investir em vasos sanitários com caixa acoplada e torneiras automáticas representará uma diminuição significativa no gasto com água.
  • Utilização inteligente da luz: A alta de preço da energia elétrica nos últimos anos é uma triste realidade na vida de todos os brasileiros. Portanto, saber como economizar energia elétrica é importante em casa e no trabalho, aqui também mostram-se eficientes as campanhas de conscientização. Mesmo assim, vale usufruir ao máximo a luz natural durante o dia, sempre que possível, os docentes devem utilizar pátios e outros espaços abertos para fazer diversas atividades quando estes não estão sendo utilizados pelas aulas de educação física. Trocar as lâmpadas comuns por versões de LED também representam grande economia. Dependendo do tamanho da sua instituição de ensino, pesquise e calcule se vale a pena investir em painéis de energia solar.

 Controle de despesas

Com o propósito de sempre inovar e melhorar produtos ou serviços, as instituições estabelecem metas a serem alcançadas. Em uma instituição de ensino, estas metas estão relacionadas ao número de alunos, faturamento, capacitação do corpo docente, redução das taxas de inadimplência e benfeitorias nas instalações prediais.

As metas garantem o direcionamento para o objetivo de sempre expandir de forma planejada e sustentável. Para isso, é necessário capital para ser investido, e caso o valor necessário não esteja disponível de imediato, o controle das despesas e do planejamento permitirão projetar tais investimentos.

Quando as metas são de longo prazo, os investimentos também o são, e saber exatamente quais os custos variáveis e fixos da escola, possibilitarão calcular o valor mensal que estará disponível para o cumprimento dos objetivos estabelecidos.

Atividades repetitivas e burocráticas devem ser realizadas por sistemas de gestão integrados, isto tornará viável a diminuição do número de trabalhadores dos departamentos administrativo e financeiro.

Cobrança

A inadimplência está presente em quase todas as empresas, por isso todo negócio precisa de um método de cobrança eficiente. Devido à alguns pontos da nossa legislação, instituições de ensino acabam por sendo vítimas mais frequentes da inadimplência, portanto, a necessidade de estratégias coerentes é uma constante para que se consigam resultados positivos.

Existem vários motivos que podem gerar a falta de quitação e deixar seu cliente inadimplente. Cabe à escola entender o que aconteceu e oferecer soluções para que o devedor pague o débito e continue sendo seu cliente.

Com isso em mente, você poderá oferecer opções viáveis e que caibam no orçamento do inadimplente. Assim, ele conseguira quitar os débitos sem agravar ainda mais a sua situação financeira.

Sua forma de cobrança precisa levar em consideração a lei, pois de acordo com o Artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, fica proibido expor o devedor ao ridículo ou submetê-lo a qualquer tipo de ameaça ou constrangimento. A punição para empresas que descumprem a lei é de três meses a um ano de prisão, além de multa é claro.

Portanto, o setor de cobrança da sua escola precisa estar sempre atento aos procedimentos e diretrizes quando for entrar em contato com um cliente inadimplente.

A escola deve ter uma abordagem efetiva e um processo coeso com o objetivo de realmente solucionar o problema do cliente. Estes processos devem ser organizados por meio de um mecanismo que auxilia a padronização das ações a serem realizadas. Este mecanismo conta com envios de mensagens de texto para o cliente. Dessa forma, fica mais fácil para o cliente pagar ou agendar o pagamento, e também ajuda a lembrar o cliente de que haverá um vencimento em breve.

Gestão de caixa

O controle apropriado do fluxo de caixa tem como primeiro passo o registro de entradas e saídas com seus respectivos valores e datas. Ser rígido nos registros é indispensável, pois a falha de um registro sequer, fará com que todo o controle do fluxo de caixa vá por água abaixo, pois basta uma diferença de centavos entre seu controle interno e o extrato bancário para que seu planejamento dê errado.

Os comparativos mês a mês permitem que os balanços entre gastos e recebimentos estejam sempre à mão e portanto o impacto na análise de corte de despesas e gerenciamento da inadimplência seja instantâneo.

Vários são os aplicativos de gestão financeira disponíveis no mercado, alguns gratuitos inclusive, por mais que muitas empresas ainda prefiram um controle manual, certamente o controle centralizado oferecerá maior segurança na informação e consequentemente redução de custos.

Estas plataformas de gerenciamento financeiro irão certamente facilitar, e muito, a vida do gestor, produzindo relatórios importantes para analise do caixa e, principalmente, otimizando o tempo gasto para a realização deste controle.

Só a utilização de um sistema integrado para o controle de fluxo de caixa por si só, já resultará na redução de despesas, reduzindo os custos com o próprio controle em si, além disso, com o exame das contas sempre à mão, a identificação de desperdícios é imediata e assim, é possível descobrir onde é viável implantar medidas de contenção de despesas.

Muitas vezes providências simples e acertadas, são suficientes para garantir o aumento da lucratividade do seu negócio. Um exemplo clássico é a utilização de canais de comunicação muito mais baratos do que ligações telefônicas, como e-mails ou aplicativos. Além dos custos da própria comunicação, naturalmente estes canais permitem controlar de forma mais eficiente o uso de produtos de limpeza, materiais de escritório e descartáveis, entre outros.

É muito importante lembrar que só o planejamento e a estruturação de mudanças pode não resolver, ou ainda acabar por indo no sentido contrário dos objetivos traçados, por isso, é fundamental monitorar o resultado das ações implantadas, e assim apurar se o objetivo de redução de custos está sendo atingido.

De forma sistematizada, este acompanhamento periódico do orçamento mostrará se as metas estão sendo atingidas, e irá direcionar o foco para os pontos mais críticos. Muitas vez, além do controle dos gastos, o problema pode estar no acompanhamento dos recebimentos das mensalidades escolares. O descuido destes recebimentos irá certamente gerar graves consequências para a saúde financeira da instituição.

Inadimplência na escola

Desorganização? Falta de comprometimento? Perda do emprego? Esquecimento? Várias são as causas que acabam por gerar graves problemas de inadimplência nas escolas. A única forma de controlar estes valores a serem recebidos, é a organização.

Neste sentido, é importante identificar o motivo pelo qual seu cliente tornou-se devedor. Desta forma, será muito mais fácil direcionar, caso a caso, a negociação mais adequada a ser oferecida para o tipo de inadimplência em questão.

Um dos casos mais críticos, é a inadimplência recorrente. Portanto, abordaremos, primeiramente a inadimplência pontual, e como atuar num cenário preventivo a fim de evitar chegar à recorrência.

O incentivo à pagamentos antecipados é sempre uma boa estratégia. Existem sistemas de gestão que enviam lembretes, ligações automatizadas, ou mesmo e-mail, que acaba por ser ainda mais eficiente, uma vez que e-mails geram alertas até sonoros seja qual for o dispositivo que o cliente estiver utilizando no momento.

Muitos são os clientes que atrasam suas contas simplesmente por falta de disciplina e organização nas suas despesas, tais alertas certamente reduzirão a inadimplência geradas por estes fatores.

Descontos. Esta estratégia é excelente quando se trata de incentivar o pagamento antecipado. Bons descontos para quem paga antes da data de vencimento certamente irá evitar atrasos na quitação da mensalidade e permitirá um controle mais efetivo dos recebimentos e do fluxo de caixa.

Por certo, outra solução para a redução da inadimplência escolar é a utilização de um sistema de gestão exclusivo para escolas. Esse tipo de sistema é responsável pela geração e emissão automatizada de boletos, simplificando o processo de cobrança. Esses mecanismos também fazem o envio de lembretes por meios eletrônicos de forma automática.

Como trata-se de uma instituição de ensino, não seria errado assumir o papel de educar financeiramente os responsáveis pelo aluno, desenvolvendo neles a consciência necessária para a redução dos atrasos nas mensalidades.

Sistemas que podem ajudar

A gestão financeira de escolas envolve um grande número de procedimentos e uma infinidade de detalhes. Por conta disso, é imprescindível a adoção de um sistema de gestão para automatizar o gerenciamento financeiro.

Ao dispor deste tipo de plataforma, o tempo de sua equipe será otimizado e direcionado para outras funções que necessitam do capital humano a fim de serem realizadas. Por exemplo, funções diretamente ligadas à atividade fim da instituição, como a interação com alunos e pais, ou mesmo entre o corpo docente e a área administrativa do negócio.

Mas como o uso de um sistema de gestão irá otimizar o tempo dos recursos humanos da instituição? Fazendo com que o staff da escola deixe de realizar tarefas repetitivas. Tudo aquilo que pode ser automatizado, deve ser automatizado, com isso. informações financeiras, devem ser registradas uma única vez, fazendo com que o envio da cobrança seja automático pelo prazo que for definido, também uma só vez.

Outro benefício da utilização de um sistema de gestão, é a segurança e facilidade ofertada ao cliente por permitir a escolha do meio de pagamento, seja por boleto bancário, cartão de crédito, transferência, etc.. Na sequencia, ao identificar a baixa da mensalidade, o sistema avisará o gestor e também irá atualizar a lista de devedores, atualizando também o fluxo de caixa de forma automatizada.

As informações sobre inadimplentes, tais como quais alunos, valor da dívida, tempo de atraso, é de suma importância para a eficiência da gestão financeira de escolas. Por isso, a escolha de uma opção de sistema online financeiro que seja totalmente integrada ao seu sistema de gestão de mensalidades e pagamentos é uma boa pedida.

Certamente soluções tecnológicas irão auxiliar na elaboração de orçamentos mais sólidos e realistas. Outra vantagem oferecida por este tipo de solução, é a significativa redução de erros humanos, proporcionando maior segurança no controle do fluxo de caixa.

Tendo todos os dados financeiros do seu negócio, reunidos em uma só plataforma, permitirá ao gestor projetar melhor a alocação dos recursos da instituição de ensino.

Uma boa dica é também procurar por um sistema totalmente integrado, que ofereça a gestão financeira, administrativa e também pedagógica, assim, toda a gestão da escola estará centralizada em um só sistema. Procure também por uma solução que não seja “engessada”, este tipo de solução fará com que sua escola tenha que se adaptar ao sistema, procure por uma solução contrária a isso, que seja flexível e que a empresa de software consiga adaptar o sistema à realidade da sua escola ou curso.

Pensar diferente é necessário

Depois de implantada a solução escolhida, sua equipe terá mais tempo para pensar em estratégias para expansão do seu negócio. Isso porquê você já sabe o que pode fazer para realizar uma boa gestão financeira para escolas.

Algumas dicas de como se manter à frente dos seus concorrentes:

  • Construir um planejamento estratégico de médio e longo prazo, sempre buscando identificar e antecipar as necessidades de mercado;
  • Usar e abusar de novas tecnologias sempre que possível, sistemas de ensino, aulas interativas e intercâmbios;
  • Avançar na produção e geração de conhecimento através de pesquisas, patentes, etc. Focando no objetivo central de melhorar seu processo de formação acadêmica gerando fontes alternativas de renda.
  • Diversificar o público criando programas para terceira idade ou adultos, bem como outras opções de cursos.
  • Expandir a capacitação de pessoas com deficiência, mulheres, etc.);
  • Perseguir incansavelmente a eficiência operacional. Os conceitos de CSC (Centro de Serviços Compartilhados) são considerados para instituições menores;
  • Diversificar o público e criar opções de cursos e programas para terceira idade e adultos com curso médio concluído há muitos anos. E também, a capacitação de pessoas com deficiência, mulheres, etc.);
  • Usar novas tecnologias, sistemas de ensino, aulas interativas e intercâmbios;
  • Elaborar planejamento estratégico de médio e longo prazo, buscando identificar e antecipar as necessidades de mercado;
  • Buscar eficiência operacional. Conceitos de CSC (Centro de Serviços Compartilhados) passam a ser considerados para instituições menores;
  • Avançar em produção e geração de conhecimento (pesquisas, patentes, etc). Com objetivo de melhorar seu processo de formação acadêmica e gerar fontes alternativas de renda.

Não deixe de conferir tópico: Inadimplência: Saiba como reduzir em sua escola

Conclusão

Agora que você leu este guia sobre gestão financeira para escolas, considere-se um especialista no assunto. Foram mencionados os pontos mais importantes para deixar sua instituição de ensino em perfeito funcionamento. Evitando que problemas financeiros afetem a qualidade dos serviços prestados aos seus alunos.

Desde a importância da gestão financeira para escolas até mecanismos de controle foram abordados. Monitoramento de fluxo de caixa, estratégias importantes para a redução da inadimplência, boas práticas de cobrança e o uso eficaz da tecnologia. Além disso, foi abordado como sistemas online de gestão podem otimizar os recursos humanos da sua escola e oferecer relatórios gerenciais assertivos para tomadas de decisões.

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