Vantagens de usar um sistema de gestão escolar online

Um sistema de gestão escolar online deve ter por objetivo inicial, melhorar os processos de trabalho que já são feitos na escola. Na maioria das opções disponíveis no mercado, acaba por ser a escola a responsável por se adaptar a um sistema pronto e engessado. Principalmente quando se fala em Sistemas Online. O ideal é sempre buscar um sistema que seja possível de se moldar à escola e assim, melhorar os processos já existentes.

Automatizar processos internos das organizações sempre resulta na obtenção de maiores índices de rentabilidade. Já fazem décadas que o uso da tecnologia vem permitindo automatizações antes inimagináveis.

Com o avanço de dispositivos e de sistemas online em áreas críticas como instituições bancárias, automação industrial, e até mesmo na área médica, não poderia ser diferente com o setor educacional. O uso da tecnologia permite um aumento expressivo na capacidade produtiva e na agilidade operacional de todos os setores da escola. O que acaba, indiscutivelmente, impactando positivamente na instituição como um todo, esta evolução reflete nos resultados internos e também externos à instituição, resultando a médio prazo numa captação de alunos aumentada, consistente e natural.

Esta tecnologia, possibilita aos os profissionais envolvidos o acompanhamento imediato do que de mais importante acontece nas suas áreas de atuação. Portanto é preciso, sempre que possível, fazer uso desta tecnologia para que alguns aspectos sejam facilitados::

  • Iniciativas dos professores;
  • Clareza e objetividade nos planejamento pedagógico;
  • Acompanhamento na execução de decisões tomadas;
  • Registros e divulgação de informações pertinentes diárias;
  • Informações sobre o desempenho dos alunos.

A redução de custos é uma preocupação constante em qualquer empreendimento. E, com uma escola, não pode ser diferente.

Por mais que isto não seja novidade para nenhum empreendedor, algumas instituições ainda acabam por priorizar investimentos na estrutura, ou ainda num grande esforço desconectado em marketing para a captação de alunos, que acaba na verdade pulverizando o orçamento em meio a um conjunto desorganizado.

Por meio da aquisição de soluções tecnológicas que apontem no sentido da automação, propiciando uma melhor organização associada ao fluxo natural das informações, acaba por ser um investimento prioritário ao marketing, ou mesmo à estrutura, e certamente será um caminho mais curto para o crescimento e captação de novos alunos.

Tendo isso em mente, elencamos para você algumas vantagens de se investir inicialmente em um sistema de gestão, de preferência, online e que seja flexível ao atual funcionamento da sua instituição. Acompanhe:

Acabar com o retrabalho

Quando as informações estão espalhadas em papéis, bilhetes, ou pior, somente no imaginário de colaboradores, a confusão e a perda no o manejo das informações é só uma questão de tempo. Como consequência, as ações executadas a partir delas incorrerão em erros e falhas, cedo ou tarde, graves e certamente danosas à empresa.

A cada perda, lá se vai a instituição como um todo mobilizar recursos e esse tipo de situação gera sem sombra de dúvidas a necessidade de retrabalhos, implicando em perda de tempo e dinheiro. Estes desvios e tropeços certamente impactam diretamente nos níveis de produtividade.

A perda de tempo não se restringe exclusivamente aos processos internos da escola, pais e alunos também podem gerar retrabalho uma vez que a cada necessidade ou curiosidade recorrem diretamente à secretaria.

Com um software de gestão educacional, em virtude, principalmente, da centralização e distribuição dos dados, o retrabalho é eliminado por completo. O que garante a otimização dos procedimentos internos e externos.

Otimização de tempo e processos

Um sistema online para gestão nas escolas permitirá que todas as informações estejam integradas, armazenadas em servidores específicos, organizados de forma inteligente e disponíveis diuturnamente a todos os interessados. Dessa forma, é possível agilizar as atividades, o que resulta em uma economia de tempo e dinheiro.

Como consequência, todos os processos, pedagógicos, financeiros ou administrativos da escola adquirem um dinamismo incomparável, uma vez que o sistema de gestão entrega uma maior praticidade e simplicidade às operações.

Maior acessibilidade das informações

Em sistemas de gestão offline, ou ainda pior, nos moldes tradicionais de gestão, todas as vezes em que uma informação é requerida, é necessário recorrer diretamente aos setores responsáveis, que, por sua vez, devem interromper suas atividades correntes para atender a demanda. Inevitavelmente, nestes modelos, tais informações trafegarão entre os envolvidos em mídias físicas, o que além do custo com pessoal, potencializa os custos com impressão e tudo mais.

Com o auxílio de um sistema de gestão online para escolas, as informações (como a quantidade de faltas e o boletim dos aluno) são imputadas diretamente no sistema e, portanto, podem ser facilmente acessadas, de forma rápida, simples e segura.

Outro ganho considerável é no que diz respeitos aos erros humanos, por exemplo, erro no lançamento de notas, faltas, ocorrências, enfim, qualquer informação que seja registrada de forma equivocada, com um sistema online o custo para as correções é praticamente nulo.

Facilidades operacionais

Um sistema integrado permitirá ao quadro de funcionários e aos gestores ficarem a par da situação de cada aluno não somente em termos acadêmicos, mas também na questão dos débitos, o que contribui com o controle de situações de inadimplência.

Um boleto por exemplo, em um sistema tradicional, o pai teria que ir até a escola, ou pedir que a secretária gere novo boleto, esta, irá imprimir-lo, gerando custos, ou na melhor das hipóteses, irá gerar e enviar arquivo por e-mail para o cliente pagar.

Já num sistema online, os pais mesmo terão acesso aos boletos diretamente do conforto de seus lares, sem falar com ninguém De fato, as questões burocráticas tendem a receber um precioso auxílio em suas resoluções.

Clareza e Simplicidade

Um sistema de gestão escolar, quando idealizado por pessoas da área educacional (professores, pedagogos, diretores, secretárias, etc.) e não tão somente por profissionais da área técnica, tendem a solucionar as necessidades escolares de forma mais simples e claras do que sistemas fechados desenvolvidos somente por empresas de tecnologia da informação, ou ainda empresas de marketing.

Padronização dos processos da escola

Já foi comentado que sistemas flexíveis idealizados por Diretores, Pedagogos, Professores, etc. são mais eficientes e diretos, agora, quando isto é respaldado por uma boa equipe técnica, consegue-se alcançar uma solução simples, clara e padronizada.

Mas afinal, qual a vantagem de se ter uma solução padronizada?

Quando todos os processos da escola seguem um padrão bem específico, a curva de aprendizagem do uso de todos os recursos é reduzida significativamente, pois a forma de acessar cada processo acaba por seguir sempre o mesmo padrão. Com isso, os recursos são otimizados e muito tempo é poupado. Esta padronização só é proporcionada por um sistema de gestão escolar desenvolvido por uma equipe técnica experiente.

Gestão escolar administrativa

A gestão educacional, com o auxílio de um sistema eficiente, torna-se uma ferramenta valiosa para a coordenação no exercício de suas práticas administrativas. As principais vantagens alcançadas neste setor são:

  • Articular e integrar os diferentes setores que compõem uma escola (administrativo, financeiro, recursos humanos etc.);
  • Ampliar a comunicação entre alunos e professores;
  • Ampliar a participação dos pais ou responsáveis no processo educacional
  • Organizar as informações de forma a respaldar as tomadas de decisões;
  • Analisar com maior profundidade diferentes contextos e cenários.

Organização e análise de dados

Um sistema de gestão de escolas que realmente possua um alto nível de excelência possibilita, a todos os setores da escola, altos níveis de integração e otimização de atividades importantes, tais como:

  • Captação de novos alunos;
  • Atividades de faturamento e orçamento;
  • Diminuição de custos e perdas;
  • Melhorias nas práticas educacionais;
  • Controle de créditos
  • Armazenagem de dados, entre outras.

Por outro lado, um sistema engessado, em que a escola terá que se adaptar ao sistema e não o contrário, certamente representará altos níveis de prejuízo que acabarão propiciando uma grande dor de cabeça. Portanto é muito bom ficar atento na hora de escolher.

Incremento natural da performance da equipe.

Um dos mais incríveis proveitos proporcionados pela gestão da educação é o incentivo natural à qualificação da equipe de profissionais que compõe a instituição. Não somente em relação ao contingente de funcionários que trabalha na escola, mas sobretudo, e principalmente, o conjunto do corpo docente, que é de fato quem está diretamente ligado ao “CORE” da escola.

Investimentos recompensados

Quando os investimentos na automação e gestão escolar são priorizados e devidamente planejados, a instituição colhe os frutos de um quadro de colaboradores mais qualificado e engajado.

Pais e Responsáveis conectados, acabam por intensificar naturalmente a cobrança por resultados de alunos e também de professores, esta conexão contínua resulta em uma participação muito maior e portanto, faz com que a educação em geral, e a marca de sua escola em específico, estejam presentes por mais tempo no pensamento da comunidade como um todo.

E isso invariavelmente resultará em maior sucesso.

Otimização de recursos

Nos modelos tradicionais de gestão escolar, os recursos muitas das vezes estão ocupados na realização burocrática ou operacional de projetos de cunho educacional elaborados pela escola.

O reflexo disto são perceptíveis nas questões administrativas e, o que é muito pior, nas questões pedagógicas, impactando diretamente na atividade fim da escola.

Portanto, quando planos educacionais ou projetos pedagógicos não dão certo, o impacto negativo normalmente é apontado diretamente pelo setor financeiro, pois irá acarretar em perda de receita e desperdício de recursos.

Por outro lado, quando um projeto se mostra exitoso, esse sucesso é capaz de influenciar de modo positivo o setor envolvido. Ele também irá contribuir decisivamente para gerar uma receita maior do que aquela que seria alcançável antes de sua implementação.

Com um sistema de gestão educacional, porém, as reverberações e os riscos destes projetos ou planos é reduzido significativamente. Isso porque há um processo gradual de otimização de recursos e geração de novas fontes de receitas.

Com a otimização dos recursos, e consequente redução de custos, aliados ao menor risco na realização de projetos que podem resultar em maiores receitas, consequentemente irá se alcançar maiores lucros para a escola.

Comunicação mais efetiva

Todo trabalho é mais eficaz quando munido de todas as informações pertinentes da área em questão bem como das áreas adjacentes. Uma escola envolve diversos setores, e as informações precisam transitar de forma rápida e eficiente entre os membros para que bons resultados sejam alcançados.

Além disso, um sistema irá naturalmente padronizar estas informações e estruturar os processos de modo mais organizado e inteligente, o que gera interações mais eficientes no ambiente de trabalho.

Outra vantagem de uma comunicação bem planejada, é a participação efetiva e constante de pais e responsáveis. Uma comunicação direta e objetiva com os pais fará com que todo o processo evolutivo do aluno tenha uma continuidade, dentro e fora da escola.

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